آموزش روش های منظم کردن فایل اکسل
روش هایی وجود دارد که با استفاده از آن ها می توانید اطلاعات بهم ریخته در اکسل را در کمترین زمان مرتب کنید و از تایپ مجدد آن ها خلاص شوید.
اکسل برنامه ای بسیار کامل و کاربردی برای ارائه و تجزیه و تحلیل اطلاعات، مدیریت زمان و انجام بسیاری وظایف دیگر است؛ اما وقتی اطلاعات به درستی مرتب نشوند، با بی نظمی هایی همراه خواهند بود و تایپ مجدد آن ها هم زمان می برد.
روش های مختلفی برای مرتب سازی مجدد اطلاعات در اکسل وجود دارد؛ اما در این مطلب به مفیدترین و کارآمدترین روش ها می پردازیم.
تقسیم ردیف های نامنظم به دو ستون
فرض کنید صفحه گسترده ای شامل نام و شماره ی کارت ورود به امتحان افراد دارید. اگر اطلاعات را از منابع دیگری مانند ورد به صفحه گسترده خود کپی کنید، ممکن است به هم ریختگی هایی در داده ها ایجاد شود.
اکسل طوری طراحی شده است که هر ستون باید دارای یک نوع اطلاعات باشد. در مثال ما، باید نام شخص در ستون A و شماره ی کارت ورود به امتحان افراد در ستون B قرار بگیرد و هر ردیف حاوی جزئیات یک متغیر (در این مثال، نام شخص) باشد.
برای رسیدن به نتیجه ی مورد نظر، Ctrl+G را فشار دهید تا کادر Go To باز شود. اگر اطلاعات دیگری در شیت خود دارید، ابتدا قسمتی را درنظر بگیرید که می خواهید اول مرتب شود. سپس روی Special کلیک کنید.
در این مرحله نوع داده ی مورد نظرتان را انتخاب کنید. در مثال یادشده، ابتدا می خواهیم تنها سلول هایی را که حاوی متن (نام افراد) هستند انتخاب کنیم. بنابراین روی Constants کلیک کنید، سپس تیک Numbers و Logicals و Errors را بردارید و Text را به عنوان گزینه ی فعال برای بررسی داده ها نگهدارید.
روی OK کلیک کنید تا فقط متن انتخاب شود.
اکنون Ctrl+C را فشار دهید تا متن کپی شود. اولین سلول در ستون مورد نظر برای جای گذاری داده ها را انتخاب کنید و Ctrl+V را فشار دهید تا داده ها به راحتی و بدون نقص بین هر سلول قرار بگیرند.
این فرایند را برای اعداد تکرار کنید؛ اما این بار، تیک Constants و Numbers را بزنید.
اعداد انتخاب شده را کپی و در ستون کنار نام ها قرار دهید.
اکنون ستون اصلی خود را با راست کلیک روی هدر ستون حذف کنید.
استفاده از این روش تضمین می کند که ترتیب داده ها حفظ شود. همچنین به به کارگیری فرمول ها در این فرایند نیازی نخواهید داشت. علاوه بر این، شما قادر خواهید بود تا جدول را به گونه ای قالب بندی کنید که امکان مرتب سازی داده ها یا افزودن سطرها و ستون های جدید فراهم باشد.
همانطور که دیدید، با بازکردن کادر Go To Special، انواع مختلف داده ها را می توانید انتخاب کنید و در ستون جدیدی قرار دهید.
نحوه انتقال داده های اکسل از سطر به ستون و برعکس
در مثال زیر، هدف ما این است که جدول خود را طوری تغییر دهیم که تاریخ ها به صورت افقی و نام افراد به صورت عمودی قرار بگیرند. انجام اینکار به صورت دستی ممکن است زمان ببرد و احتمال خطا در کپی کردن هم وجود دارد. خوشبختانه، می توان داده های اکسل را در چند مرحله و کمترین زمان از سطر به ستون انتقال داد.
بسیاری از آموزش ها ادعا می کنند که نمی توان جدول های قالب بندی شده را جابه جا کرد؛ اما این مطلب صحیح نیست. درواقع این فرایند بدون توجه به اینکه جدول شما با استفاده از گزینه ی Format As Table در اکسل فرمت بندی شده یا خیر، عملی است.
تمام داده های جدول خود از جمله هدر ردیف را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl+C را فشار دهید. سپس، روی سلولی که می خواهید داده های کپی شده را در آن قرار دهید کلیک کنید و کلیدهای Ctrl+Alt+V را بزنید تا منوی Paste Special باز شود.
اکنون باید روش تبدیل داده ها را انتخاب کنید. به عنوان مثال، چون تاریخ ها در جدول ما وجود دارند، باید اطمینان حاصل کنیم که فرمت های عددی به درستی منتقل می شوند. در غیر این صورت، تاریخ ها صحیح منتقل نخواهند شد. پس، روی دکمه ی Values and Number Formats کلیک می کنیم. سپس باید گزینه ی Transpose را علامت بزنید؛ زیرا این تابع وظیفه ی جابه جایی ردیف ها و ستون ها را برعهده دارد. در پایان، روی OK کلیک کنید.
سپس داده ها را به موقعیت انتخاب شده منتقل کنید. حالا می توانید جدول اصلی را حذف کنید و به تنظیم جدول جدید مطابق خواست خودتان بپردازید.
مرتب سازی داده ها
روش های متعددی برای مرتب کردن اعداد به صورت صعودی یا نزولی و مرتب کردن اسامی براساس حروف الفبا وجود دارد. انتخاب روش مناسب برای انجام اینکار، به این بستگی دارد که ستونی که مرتب می کنید به داده های دیگر وابسته است یا خیر.
مرتب سازی داده ها بدون وابستگی به دیگر ستون ها
اگر می خواهید داده هایی را مرتب کنید که از کاملا مجزا از یکدیگرند، کافی است پس از انتخاب آن ها، راست کلیک کنید و در منوی ظاهرشده، نشانگر را روی Sort ببرید.
سپس چندین گزینه را مشاهده خواهید کرد. برای مثال، اگر داده های شما یک سری اعداد هستند، می توانید آن ها را از کوچک ترین به بزرگ ترین یا برعکس مرتب سازی کنید.
همچنین، با انتخاب داده ها، گزینه های موجود در گروه Sort And Filter در تب Data را مشاهده خواهید کرد. در اینجا می توانید روی دکمه های «A-Z» یا «Z-A» کلیک کنید تا داده ها سریع مرتب شوند یا روی Sort کلیک کنید تا به گزینه های بیشتری دسترسی داشته باشید.
اگر روی Sort کلیک کنید، کادر زیر را مشاهده خواهید کرد. در صورت تمایل، می توانید داده ها را براساس رنگ سلول (Cell Color) یا فونت (Font Color) مرتب کنید.
مرتب سازی یک ستون در جدول
اگر از روش های بالا برای مرتب سازی یک ستون در جدول استفاده کنید، بقیه ی ستون ها به همان شکل قبلی خود باقی می مانند و جدول شما دیگر دقیق خوانده نمی شود. در این حالت باید دکمه های فیلتر را به جدول خود اضافه کنید.
برای اضافه کردن دکمه ی فیلتر به جدول، سلولی را در جدول خود انتخاب کنید و در تب Data، روی Filter کلیک کنید.
سپس دکمه های فیلتر را خواهید دید که با کلیک روی آن ها می توانید ستون ها را، با اطمینان از هماهنگ بودن هر ردیف، مرتب کنید.
تقسیم و ادغام داده ها با استفاده از ابزار FLASHFILL
گاهی اوقات شاید بخواهید داده ها را به دو یا چند سلول تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر یک سلول شامل چندین داده باشد، تقسیم کردن آن ها به سلول های جداگانه، امکان استفاده ی بهینه تری را فراهم می کند.
در این مثال می خواهیم اسامی ستون A را طوری تقسیم کنیم که نام های کوچک در ستون B و نام های خانوادگی در ستون C قرار گیرند.
با تایپ اولین مورد در ستون B شروع کنید.
سپس، سلول پایین را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl+E را فشار بدهید یا در تب Data روی FlashFill کلیک کنید. این عمل به طور خودکار از الگوی اولین خانه ی این ستون پیروی می کند؛ در مثال ما، اولین کلمه را از ستون A بیرون می کشد.
حالا می توان همان فرایند را برای ستون C و نام های خانوادگی انجام داد.
برای تکمیل کار، پس از فرمت بندی جدول، داده های اضافی را پاک کنید.
اگر داده هایی در ستون های A و B دارید که می خواهید در ستون C ادغام کنید، با تایپ اولین مقدار ادغام شده در ستون C شروع کنید و سپس Ctrl+E را فشار دهید یا در تب Data روی FlashFill کلیک کنید تا اکسل الگوی شما را تشخیص دهد و دنبال کند. با بهره گیری از قابلیت FlashFill، امکان افزودن جزئیات بیشتری وجود دارد. مثلا ما بین نام و نام خانوادگی خط فاصله اضافه کرده ایم.
منبع: زومیتروش هایی وجود دارد که با استفاده از آن ها می توانید اطلاعات بهم ریخته در اکسل را در کمترین زمان مرتب کنید و از تایپ مجدد آن ها خلاص شوید.
اکسل برنامه ای بسیار کامل و کاربردی برای ارائه و تجزیه و تحلیل اطلاعات، مدیریت زمان و انجام بسیاری وظایف دیگر است؛ اما وقتی اطلاعات به درستی مرتب نشوند، با بی نظمی هایی همراه خواهند بود و تایپ مجدد آن ها هم زمان می برد.
روش های مختلفی برای مرتب سازی مجدد اطلاعات در اکسل وجود دارد؛ اما در این مطلب به مفیدترین و کارآمدترین روش ها می پردازیم.
تقسیم ردیف های نامنظم به دو ستون
فرض کنید صفحه گسترده ای شامل نام و شماره ی کارت ورود به امتحان افراد دارید. اگر اطلاعات را از منابع دیگری مانند ورد به صفحه گسترده خود کپی کنید، ممکن است به هم ریختگی هایی در داده ها ایجاد شود.
اکسل طوری طراحی شده است که هر ستون باید دارای یک نوع اطلاعات باشد. در مثال ما، باید نام شخص در ستون A و شماره ی کارت ورود به امتحان افراد در ستون B قرار بگیرد و هر ردیف حاوی جزئیات یک متغیر (در این مثال، نام شخص) باشد.
برای رسیدن به نتیجه ی مورد نظر، Ctrl G را فشار دهید تا کادر Go To باز شود. اگر اطلاعات دیگری در شیت خود دارید، ابتدا قسمتی را درنظر بگیرید که می خواهید اول مرتب شود. سپس روی Special کلیک کنید.
در این مرحله نوع داده ی مورد نظرتان را انتخاب کنید. در مثال یادشده، ابتدا می خواهیم تنها سلول هایی را که حاوی متن (نام افراد) هستند انتخاب کنیم. بنابراین روی Constants کلیک کنید، سپس تیک Numbers و Logicals و Errors را بردارید و Text را به عنوان گزینه ی فعال برای بررسی داده ها نگهدارید.
روی OK کلیک کنید تا فقط متن انتخاب شود.
اکنون Ctrl C را فشار دهید تا متن کپی شود. اولین سلول در ستون مورد نظر برای جای گذاری داده ها را انتخاب کنید و Ctrl V را فشار دهید تا داده ها به راحتی و بدون نقص بین هر سلول قرار بگیرند.
این فرایند را برای اعداد تکرار کنید؛ اما این بار، تیک Constants و Numbers را بزنید.
اعداد انتخاب شده را کپی و در ستون کنار نام ها قرار دهید.
اکنون ستون اصلی خود را با راست کلیک روی هدر ستون حذف کنید.
استفاده از این روش تضمین می کند که ترتیب داده ها حفظ شود. همچنین به به کارگیری فرمول ها در این فرایند نیازی نخواهید داشت. علاوه بر این، شما قادر خواهید بود تا جدول را به گونه ای قالب بندی کنید که امکان مرتب سازی داده ها یا افزودن سطرها و ستون های جدید فراهم باشد.
همانطور که دیدید، با بازکردن کادر Go To Special، انواع مختلف داده ها را می توانید انتخاب کنید و در ستون جدیدی قرار دهید.
نحوه انتقال داده های اکسل از سطر به ستون و برعکس
در مثال زیر، هدف ما این است که جدول خود را طوری تغییر دهیم که تاریخ ها به صورت افقی و نام افراد به صورت عمودی قرار بگیرند. انجام اینکار به صورت دستی ممکن است زمان ببرد و احتمال خطا در کپی کردن هم وجود دارد. خوشبختانه، می توان داده های اکسل را در چند مرحله و کمترین زمان از سطر به ستون انتقال داد.
بسیاری از آموزش ها ادعا می کنند که نمی توان جدول های قالب بندی شده را جابه جا کرد؛ اما این مطلب صحیح نیست. درواقع این فرایند بدون توجه به اینکه جدول شما با استفاده از گزینه ی Format As Table در اکسل فرمت بندی شده یا خیر، عملی است.
تمام داده های جدول خود از جمله هدر ردیف را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl C را فشار دهید. سپس، روی سلولی که می خواهید داده های کپی شده را در آن قرار دهید کلیک کنید و کلیدهای Ctrl Alt V را بزنید تا منوی Paste Special باز شود.
اکنون باید روش تبدیل داده ها را انتخاب کنید. به عنوان مثال، چون تاریخ ها در جدول ما وجود دارند، باید اطمینان حاصل کنیم که فرمت های عددی به درستی منتقل می شوند. در غیر این صورت، تاریخ ها صحیح منتقل نخواهند شد. پس، روی دکمه ی Values and Number Formats کلیک می کنیم. سپس باید گزینه ی Transpose را علامت بزنید؛ زیرا این تابع وظیفه ی جابه جایی ردیف ها و ستون ها را برعهده دارد. در پایان، روی OK کلیک کنید.
سپس داده ها را به موقعیت انتخاب شده منتقل کنید. حالا می توانید جدول اصلی را حذف کنید و به تنظیم جدول جدید مطابق خواست خودتان بپردازید.
مرتب سازی داده ها
روش های متعددی برای مرتب کردن اعداد به صورت صعودی یا نزولی و مرتب کردن اسامی براساس حروف الفبا وجود دارد. انتخاب روش مناسب برای انجام اینکار، به این بستگی دارد که ستونی که مرتب می کنید به داده های دیگر وابسته است یا خیر.
مرتب سازی داده ها بدون وابستگی به دیگر ستون ها
اگر می خواهید داده هایی را مرتب کنید که از کاملا مجزا از یکدیگرند، کافی است پس از انتخاب آن ها، راست کلیک کنید و در منوی ظاهرشده، نشانگر را روی Sort ببرید.
سپس چندین گزینه را مشاهده خواهید کرد. برای مثال، اگر داده های شما یک سری اعداد هستند، می توانید آن ها را از کوچک ترین به بزرگ ترین یا برعکس مرتب سازی کنید.
همچنین، با انتخاب داده ها، گزینه های موجود در گروه Sort And Filter در تب Data را مشاهده خواهید کرد. در اینجا می توانید روی دکمه های �A-Z� یا �Z-A� کلیک کنید تا داده ها سریع مرتب شوند یا روی Sort کلیک کنید تا به گزینه های بیشتری دسترسی داشته باشید.
اگر روی Sort کلیک کنید، کادر زیر را مشاهده خواهید کرد. در صورت تمایل، می توانید داده ها را براساس رنگ سلول (Cell Color) یا فونت (Font Color) مرتب کنید.
مرتب سازی یک ستون در جدول
اگر از روش های بالا برای مرتب سازی یک ستون در جدول استفاده کنید، بقیه ی ستون ها به همان شکل قبلی خود باقی می مانند و جدول شما دیگر دقیق خوانده نمی شود. در این حالت باید دکمه های فیلتر را به جدول خود اضافه کنید.
برای اضافه کردن دکمه ی فیلتر به جدول، سلولی را در جدول خود انتخاب کنید و در تب Data، روی Filter کلیک کنید.
سپس دکمه های فیلتر را خواهید دید که با کلیک روی آن ها می توانید ستون ها را، با اطمینان از هماهنگ بودن هر ردیف، مرتب کنید.
تقسیم و ادغام داده ها با استفاده از ابزار FLASHFILL
گاهی اوقات شاید بخواهید داده ها را به دو یا چند سلول تقسیم کنید. به عنوان مثال، اگر یک سلول شامل چندین داده باشد، تقسیم کردن آن ها به سلول های جداگانه، امکان استفاده ی بهینه تری را فراهم می کند.
در این مثال می خواهیم اسامی ستون A را طوری تقسیم کنیم که نام های کوچک در ستون B و نام های خانوادگی در ستون C قرار گیرند.
با تایپ اولین مورد در ستون B شروع کنید.
سپس، سلول پایین را انتخاب کنید و کلیدهای Ctrl E را فشار بدهید یا در تب Data روی FlashFill کلیک کنید. این عمل به طور خودکار از الگوی اولین خانه ی این ستون پیروی می کند؛ در مثال ما، اولین کلمه را از ستون A بیرون می کشد.
حالا می توان همان فرایند را برای ستون C و نام های خانوادگی انجام داد.
برای تکمیل کار، پس از فرمت بندی جدول، داده های اضافی را پاک کنید.
اگر داده هایی در ستون های A و B دارید که می خواهید در ستون C ادغام کنید، با تایپ اولین مقدار ادغام شده در ستون C شروع کنید و سپس Ctrl E را فشار دهید یا در تب Data روی FlashFill کلیک کنید تا اکسل الگوی شما را تشخیص دهد و دنبال کند. با بهره گیری از قابلیت FlashFill، امکان افزودن جزئیات بیشتری وجود دارد. مثلا ما بین نام و نام خانوادگی خط فاصله اضافه کرده ایم.
منبع: زومیت